Коммерческий директор

Кто и как проводит разработку должностных инструкций

350
Фото © shutterstock.com
Фото © shutterstock.com
Должностная инструкция относится к тем документам, которые обязательно должны быть в организации. В ней фиксируются права и обязанности сотрудника, занимающего определенную должность, отражаются ключевые моменты взаимоотношения с остальным персоналом. Именно этой теме и посвящена наша статья.

Вы узнаете:

  • Для чего нужна разработка должностных инструкций.
  • Что служит основанием для разработки должностных инструкций.
  • Кто должен заниматься разработкой должностных инструкций.
  • Какие методы применяются для разработки должностных инструкций.
  • Из каких разделов состоит должностная инструкция.
  • В каком порядке должностные инструкции разрабатываются, согласовываются и утверждаются.
  • На какие особенности следует обратить внимание при разработке должностных инструкций.
  • Как осуществляется разработка должностных инструкций в соответствии с профстандартами.
  • Каков порядок внесения изменений при разработке должностных инструкций.

С какой целью осуществляется разработка должностных инструкций

Разработку должностных инструкций не всегда можно подвести под шаблон. От этого документа во многом зависят отношения сторон трудового договора. Вот почему следует учесть все нюансы профессии и зафиксировать их в инструкции. Кому руководитель должен поручить разработку должностных инструкций? С чего начинается данный процесс и какой порядок действий предстоит пройти на этом непростом пути? В дальнейшем мы рассмотрим пошагово процедуру разработки должностных инструкций.

Должностная инструкция – важнейший документ, который подробно регламентирует обязанности сотрудника, находящегося на определенной должности. В связи с тем, что именно в данном документе прописаны те функции, которые сотрудник должен осуществлять, сложно переоценить его значимость. Одной из самых больших ошибок, совершаемых при составлении должностной инструкции, является использование формального подхода. В дальнейшем соблюдать такой регламент будет непросто.

Чаще всего формально составленные инструкции лежат без дела и даже никем не читаются до той поры, пока не возникнет какая-то экстраординарная ситуация.

Но в силах работодателя сделать этот локальный документ более эффективным. Главный принцип – описать все требования, которые в действительности предъявляются к сотруднику для выполнения поставленных задач. Не ищите типовые или стандартные экземпляры инструкций – их нет. Каждый работодатель вправе применять свой подход к составлению данного документа. Но следует отметить, что некоторые общие рекомендации к формированию должностных инструкций все же имеются.

Во-первых, перед разработкой должностной инструкции следует ознакомиться с «Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих». Разумно будет составить должностную инструкцию в соответствии с этим документом.

Во-вторых, следует провести большую подготовку для того, чтобы разработка должностной инструкции прошла успешно. В частности, важно проанализировать, что именно представляет собой работа сотрудника.

Некоторые наниматели для самодисциплины утверждают «Положение о разработке должностных инструкций», чтобы в дальнейшем эта процедура осуществлялась в заранее установленных рамках.

Основание для разработки должностной инструкции

В должностную инструкцию включены не только обязанности сотрудника, но и его права, а также прописана ответственность. Вот основные задачи разработки должностной инструкции:

  • рациональное распределение должностных обязанностей;
  • стимулирование качественного выполнения задач;
  • установление нормального социально-психологического климата в коллективе, снижение риска возникновения конфликтов;
  • определение взаимосвязей работника на определенной должности с другими специалистами;
  • подробное перечисление прав сотрудника;
  • повышение личной и коллективной ответственности;
  • обеспечение равномерности нагрузки на персонал.

Разработка должностных инструкции, как правило, осуществляется на основании:

  • организационной структуры предприятия;
  • классификатора управленческих функций;
  • Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;
  • установленных нормативов труда;
  • внутреннего положения организации о ее подразделениях;
  • результатов анкетирования и других видов опросов сотрудников.

Итак, начать разработку должностной инструкции следует с изучения «Квалификационного справочника». Этот масштабный документ является своего рода кодексом, который содержит в себе полный набор требований к специалистам разных должностей и категорий. При этом все квалификационные характеристики представляют собой нормативные документы, каждый из которых определяет содержание выполняемых функций работников, и нацелены на:

  • достижение максимальной эффективности трудовой деятельности;
  • разумное распределение труда;
  • достижение высокого уровня организованности;
  • сохранение дисциплины, порядка, как на рабочем месте, так и в коллективе в целом;
  • улучшение организации системы управления персоналом.

Неважно, в какой организационно-правовой форме создана компания, кто является ее собственником и в каком экономическом секторе она функционирует. Квалификационные характеристики должностей в обязательном порядке должны применяться в любой фирме. И на основании этих квалификационных характеристик осуществляется разработка должностных инструкций для каждой категории сотрудников.

Как выглядит формуляр должностной инструкции, можно узнать из «Унифицированной системы организационно-распорядительной документации».

Разработка должностных инструкций: правила, этапы, особенности

Необходимо разработать должностные инструкции на каждую должность, которая содержится в штатном расписании. Но штатное расписание не единственный документ, которым следует руководствоваться при подготовке. Если в организации существуют положения о структурных подразделениях, то должностные инструкции должны им соответствовать. Эти документы взаимосвязаны, так как один отражает функции и задачи службы, в которой трудится сотрудник, а другой – закрепляет конкретные обязанности работника в рамках его отдела. Составляя должностные инструкции, важно распределять обязанности на персонал подразделения таким образом, чтобы соблюдать принцип равномерности и эквивалентности меры ответственности человека на той или иной должности, предусмотренной в штатном расписании.

Важно подготовить должностную инструкцию так, чтобы она была понятна не только нанимателю, но и подчиненному. Прежде всего, нужно работать над текстом – он должен грамотно излагать функции сотрудника, поставленного на определенную должность. Недосказанность в этом вопросе приведет к отрицательным последствиям. Если персонал не будет четко и полноценно знать о своих обязанностях, каждый будет перекладывать часть работы на другого, отказываться от заданий вышестоящего руководства, тормозить выполнение отдельных задач. Это приведет к нестабильной работе подразделения в целом, а также к возникновению конфликтной обстановки внутри коллектива, основанной на неверном представлении работников о своих обязательствах.

Текст должностной инструкции удобно разбивать на пункты и структурировать.

В чьи обязанности входит разработка должностных инструкций

Обычно разработкой должностных инструкций занимается кадровая служба. В 2017 году никаких изменений в этом вопросе не произошло. Законодательство не устанавливает четкой обязанности по созданию должностных инструкций: не существует ни фиксированного порядка по разработке, ни обязательных требований к содержанию. Таким образом, содержание должностной инструкции определяется внутренними нормативными актами.

Все должностные инструкции должны проходить утверждение руководителем. Собственно, он и поручает разработку отдельным сотрудникам, на которых лежит также и обязанность по внесению изменений в документы по мере необходимости.

Наиболее успешно происходит процесс разработки должностных инструкций, когда этим занимается не отдельный специалист, а целая рабочая группа. Перечислим тех сотрудников, которые в данную группу должны быть включены:

  • работник кадровой службы осуществляет методическое руководство;
  • руководитель структурного подразделения определяет непосредственные права и обязанности должностного лица;
  • юрисконсульт согласовывает текст, отвечая за его непротиворечие закону;
  • руководитель организации утверждает подготовленный документ.

Руководитель вправе решить, кем именно будут разрабатываться должностные инструкции в его компании и как они будут оформляться. Целесообразно поручать это дело не одному специалисту, а выполнять задачу совместными усилиями с участием начальников подразделений. Потому что должностная инструкция, подготовленная одним специалистом отдела кадров, как правило, оторвана от фактического положения дел и является нерабочей. Для подготовки должностной инструкции следует хорошо знать специфику деятельности подразделения – вот почему так важна роль его руководителя. Но методические рекомендации необходимо осуществлять именно представителям кадровой службы.

Когда должностная инструкция практически готова, текст документа необходимо передать на согласование в юридический отдел, а также руководителям других подразделений, с которыми тесно связана работа на должности, предусмотренной в инструкции. После всех согласований должностная инструкция направляется руководителю организации, который ее окончательно утверждает.

Давайте рассмотрим подробнее, в чем состоит методическое руководство по разработке должностной инструкции:

  • кадровым специалистам хорошо известны квалификационные характеристики, поскольку они часто работают с Единым квалификационным справочникам и многочисленными профстандартами;
  • кадровые работники представляют, как структурно должна выглядеть должностная инструкция;
  • через отдел кадров проходят все кадровые документы предприятия, поэтому в силах сотрудников отдела обеспечить единообразную структуру для внутренних документов.

Лица, которым поручается разработка должностных инструкций, назначаются приказом руководителя организации. После разработки документ в обязательном порядке проходит его утверждение. И только с утвержденной инструкцией сотрудников знакомят под их личную роспись. С момента ознакомления работник несет личную ответственность за выполнение обязательных для него требований, указанных в должностной инструкции. Обязанность выполнения требований данного документа прекращается лишь с увольнением сотрудника либо его переводом на другую должность. Должностные инструкции действуют бессрочно. Когда они устаревают по смыслу, вместо них разрабатываются новые документы.

Создается всего два экземпляра – второй обязательно должен быть у сотрудника, который занимает соответствующую должность. Трудно все положения должностной инструкции держать в голове, поэтому она должна быть у работника всегда под рукой.

Какие методы разработки должностных инструкций применяются на практике

Существует три самых востребованных способа разработки должностных инструкций:

  1. Обработка существующих документов в организации, редактирование.
  2. Опросы и анкетирование персонала для последующей разработки должностных инструкций.
  3. Составление инструкций на основании существующих бизнес-процессов.

Первый подход заключается в том, что сотрудники, занимающиеся разработкой должностных инструкций, предварительно собирают документы, анализируют организацию труда на предприятии в целом. Компания рассматривается как полноценная система со своими подсистемами, у каждой подсистемы существуют свои функции и задачи. Так, при подготовке материала изучают как функции целых подразделений, так и функции отдельных работников. Проанализировать текущее управление просто необходимо для того, чтобы в дальнейшем оптимально адаптировать его под новые задачи фирмы. Все кадровые документы в организации должны быть скорректированы в соответствии со стратегией, в том числе следует актуализировать положения о структурных подразделениях (с течением времени в них, как правило, необходимо вносить изменения), а также подредактировать должностные инструкции. Если разработкой должностных инструкций занимается рабочая группа, то участники ее могут устроить «мозговой штурм» для поиска оптимальных решений. Но традиционный метод состоит именно в том, чтобы совершать подготовку этих документов на основе справочников и отраслевых типовых должностных инструкции, утвержденных на государственном уровне.

Второй подход предусматривает проведение мероприятий, в ходе которых собирается информация о существующем распределении обязанностей в данной организации. Чаще всего проводятся опросы специалистов, после чего ведется поиск решений для повышения работоспособности сотрудников. Зачастую опросным путем удается получить больше информации, чем пользуясь локальными документами. С помощью анкетирования можно восполнить имеющиеся пробелы в положениях и должностных инструкциях, возникшие вследствие ошибочности или недостаточности данных у лиц, подготовивших прежние документы. Обычно второй подход только дополняет первый. Вместе они становятся замечательным средством для разработки эффективно действующих должностных инструкций.

Анкеты целесообразно составлять пригодными для двухуровневого опроса:

  • В первую очередь опрашиваются ведущие специалисты и руководители, которые отвечают за соответствующее направление в работе сотрудников. Кто как ни начальники подразделений и люди, которые прошли определенный карьерный рост, могут знать о функциях и задачах отдела лучше других.
  • Во вторую очередь опрашиваются остальные работники отдела, каждый из которых может четко перечислить свои функции. Те функции, которые осуществляются по факту.

Еще одним преимуществом анкеты является возможность собрать мнения сотрудников о том, каким образом целесообразнее организовать распределение должностных обязанностей.

Третий подход основан на анализе бизнес-процессов в компании. Именно он успешнее всего справляется с задачей оптимального распределения трудовых функций по должностям. Результатом данного подхода является создание комплекса должностных инструкций.

Что представляет собой бизнес-процесс? Это течение трудовой деятельности на предприятии, своеобразная цепочка действий, которая делает возможным ведение бизнеса и извлечение прибыли. Бизнес-процесс определяет, с какого подразделения начинается работа, какие этапы она проходит и каким подразделениям и специалистам передается. Бизнес-процесс не может быть стандартным, он индивидуален для каждой компании. Специфика труда на всех предприятиях различна – отсюда и различия в бизнес-процессах, отсюда и различие в должностных инструкциях.

Если существующие бизнес-процессы в компании изучить подробно, станет понятно, как рациональнее всего распределить обязанности между сотрудниками для достижения целей фирмы, и какую роль фактически играет каждая должность в этой цепочке действий.

Не во всех организациях существуют бизнес-процессы. Но там, где они есть, разрабатывать должностные инструкции становится намного проще. По сути, бизнес-процессы отражают горизонтальную цепочку взаимосвязей подразделений и отделов, а также взаимоотношений между сотрудниками. Если отталкиваться от данного документа, в должностных инструкциях можно правильно и реально распределить обязанности между работниками.

Вместе с документальным оформлением бизнес-процессов анализируются фактически выполняемые в течение года операции сотрудников. На основе этого анализа составляются полные и понятные должностные инструкции, отражающие реальное положение дел в организации.

Поскольку в большинстве компаний бизнес-процессов не имеется, этот подход используется редко. Несмотря на эффективность методики, она не популярна, потому что для ее осуществления необходимо составить полное описание хозяйственной деятельности предприятия в виде системы действий и трудовых процессов. Это стоит немалого вложения времени и средств. Вот почему большинство фирм могут себе позволить только оформление основных бизнес-процессов, которые максимально демонстрируют их конкурентоспособность.

Эти три подхода напрямую связаны со способом организации труда в компании. Если организация труда происходит по документам, то и разработка должностных инструкций будет осуществляться так же. Этот вариант иначе можно назвать «взглядом сверху». Два других подхода представляют собой «взгляд снизу», потому что они отталкиваются от фактического распределения обязанностей и реально существующих бизнес-процессов. Все три подхода можно успешно сочетать для достижения оптимального результата. Результатом работы будет грамотно выстроенная иерархия кадровых документов компании. Центральное место иерархии займут, разумеется, должностные инструкции.

Разделы должностных инструкций

Несмотря на отсутствие типовой формы для должностной инструкции, оптимальной структурой для нее является следующая:

  1. Общие положения.
  2. Основные задачи и функции.
  3. Обязанности.
  4. Права.
  5. Ответственность.
  6. Взаимосвязи.

Раздел «Общие положения» нужен, прежде всего, для того чтобы указать:

  • как называется должность (название берется из штатного расписания), к какому подразделению она относится, кому подчиняется и в какую категорию сотрудников входит (рядовой исполнитель, специалист, ведущий специалист);
  • в каком порядке происходит замещение должности и освобождение от нее;
  • в каком порядке замещается должность в период временного отсутствия основного работника;
  • какие требования предъявляются к претенденту на должность (уровень образования, профессиональной подготовки, стаж работы);
  • какими нормативными документами должен руководствоваться сотрудник при замещении данной должности (во внимание берутся как законодательные акты, так и внутренние нормативные).

Раздел «Основные задачи и функции» не включает в себя обязанности работника, а лишь декларирует задачи, которые он призван выполнять. То есть в разделе содержится общее понимание необходимости данной должности, перечисляются функции, которые необходимо исполнять для осуществления задач, поставленных перед сотрудником.

Рассмотрим пример должностной инструкции на работника, главной задачей которого является контроль своевременного исполнения документов. Во втором разделе должностной инструкции могут быть отражены следующие задачи (в зависимости от специфики организации):

  • получение документов, сроки исполнения которых предстоит контролировать;
  • первоначальное заполнение контрольных карточек;
  • внесение пометок в контрольные карточки о ходе исполнения документа;
  • ведение картотеки по срокам;
  • передача информации;
  • заполнение и дальнейшее ведение карточек по запросам специалистов.

Если на предприятии используется не ручная, а автоматизированная технология учета, во втором разделе будут перечислены иные задачи:

  • работа с компьютерной базой данных с целью внесения информации о документах на контроле;
  • дальнейшая работа с базой данных, проставление отметки «Контроль»;
  • работа по запросам специалистов и т. д.

Раздел «Обязанности» посвящен тем действиям, которые сотрудник должен выполнять для осуществления возложенных на него задач. Именно поэтому раздел целесообразно расположить сразу после раздела про задачи и функции. Одно логически следует из другого.

Практически для любого работника перечень обязанностей будет включать:

  • соблюдение требований внутреннего трудового распорядка;
  • соблюдение установленных сроков подготовки документов;
  • выполнение требований морали и нравственности при общении в коллективе;
  • соблюдение принципа конфиденциальности коммерческой информации.

За перечислением обязанностей идет раздел «Права». О правах работника забывать также недопустимо. Без осуществления прав невозможно справляться с обязанностями. Часто встречающимися правами являются следующие:

  • право получать информацию для выполнения своей работы;
  • право принимать решения в рамках своих полномочий;
  • право контролировать исполнение отдельных документов.

Ни одна должностная инструкция не обойдется без раздела «Ответственность». Здесь содержатся формы ответственности должностного лица, которая может наступить за нарушение каких-либо обязанностей или неудачное выполнение своих функций (нарушение сроков, злоупотребление полномочиями). В организации возможны такие виды ответственности, как дисциплинарная и материальная. При написании данного раздела следует не только руководствоваться действующим законодательством, но и учитывать особенности работы компании в целом.

Раздел «Взаимосвязи» нужен, прежде всего, чтобы документально зафиксировать те цепочки взаимоотношений, которые существуют у конкретной должности с другими сотрудниками и целыми подразделениями предприятия. Иными словами, здесь указываются структуры организации, которые передают информацию должностному лицу, а также те структуры, в которые должностное лицо обязано передавать свою информацию.

Должностную инструкцию принято оформлять на официальном бланке предприятия. Несмотря на то, что это документ, издаваемый на неопределенный срок, пересматривать его все же нужно при наступлении некоторых обстоятельств. В частности, когда:

  • изменяется организационная структура компании;
  • меняется наименование должности, для которой составлена инструкция;
  • появляются новые формы для организации труда в фирме;
  • перераспределяются функции между сотрудниками вследствие усовершенствования технологии трудового процесса.

Напоминаем, что после готовности должностной инструкции и утверждения ее руководителем организации отделу кадров следует ознакомить работника под расписку с этим документом. Подпись сотрудника ставится на титульном листе под подписью руководителя лица, который подготовил инструкцию (либо начальника отдела). Виза располагается в строке «С инструкцией ознакомлен (а)» и состоит из подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Мнение эксперта

Этапы разработки должностных инструкции в нашей компании

Александр Груздев,
генеральный директор и собственник компании «Вихар», исполнительный директор компании VG Ultra, Москва

В нашей компании обязанность разработки должностных инструкций лежит на менеджере по качеству либо на директоре по качеству.

Процесс разработки состоит из:

  • выявления процессов;
  • составления графика процессов и установки их взаимодействия друг с другом;
  • описания процессов;
  • создания регламента.

Прежде чем приступить к работе, специалист по качеству изучает специфику работы сотрудников из разных подразделений компании. Его задачей является составление трудового процесса, но это вовсе не значит, что он должен описывать каждое движение специалиста: «включить газоанализатор», «подойти к газовой подстанции» и т.д. Цель разработчика – включить в инструкцию некоторые стандартные ситуации, вроде: «Осмотр газовой станции совершается с помощью… Осмотр оканчивается составлением отчета». Кроме того, в должностной инструкции может быть прописано: «При снижении показателя утечки газа ниже установленного значения об этом немедленно следует сообщить главному инженеру. Если показатели выше установленного значения, подстанцию нужно отключить самостоятельно с последующим оповещением главного инженера. При сохранении показателей в пределах нормы следует продолжить обследование». Если менеджер по качеству не будет иметь четкого представления о работе должностного лица, то и инструкцию составить он не сможет.

Каков порядок разработки согласования и утверждения должностных инструкций

Не всегда должностная инструкция составляется как отдельный документ. Некоторые организации предпочитают оформлять ее как приложение к трудовому договору. В любом случае, текст должностной инструкции должен соответствовать букве закона. Поэтому первоначально готовится только проект инструкции, который должен пройти согласование.

Никакой унифицированной формы должностной инструкции не существует, и каждая организация составляет документ по своему усмотрению. Однако желательно при разработке использовать ГОСТ Р 6.30-2003. Существует одно исключение: Приказ МВД России №960 от 22 августа 2011 г. – он устанавливает требования по оформлению должностной инструкции частного охранника. Во всех остальных случаях при разработке должностной инструкции принято использовать:

  • Единый квалификационный справочник работ и профессий рабочих (по отраслям). Для общеотраслевых профессий используется выпуск 1, утвержденный Государственным комитетом по труду и социальным вопросам СССР в Постановлении №31/3-30 от 31 января 1985 г. (подтверждение этому находится в письмах Роструда №4412-6 от 31 октября 2007 г., №3042-6-0 от 9 августа 2007 г., №6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).
  • Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Министерством труда и социального развития РФ (Постановление №37 от 21 августа 1998 г.).

Не следует забывать и о профессиональных стандартах, об этом гласит пп.«а» п.25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ №23 от 22 января 2013 г. Но сами стандарты до настоящего момента утверждение министерством не прошли.

В ряде организаций существует профсоюз либо другой представительный орган работников. Тогда рассмотрение должностной инструкции должно происходить с его участием. Учет мнения профсоюза – непременное условие для утверждения должностной инструкции. Когда представительного органа работников нет, процедура упрощается. Работодатель самостоятельно готовит и утверждает текст. В этом случае требования ч.3 ст.8, ч.1 ст.372 Трудового кодекса РФ, а также п.3 письма Роструда №2742-6-1 от 8 декабря 2008 г. не соблюдаются.

По стандарту (п.3.22 ГОСТ Р 6.30-2003), любой документ организационно-распорядительного характера должен содержать ячейку, озаглавленную как «Подпись», расположенную под текстом документа. Подписывать инструкцию принято ее разработчиком, которым может быть как специалист отдела кадров, так и его руководитель или какой-либо иной сотрудник.

В последнюю очередь инструкцию визирует руководитель. До него документ проходит согласование всех работников, которые заинтересованы в актуальности, правомерности и рациональности его содержания (например, руководитель кадровой службы – если готовил инструкцию другой сотрудник, руководитель юридического отдела). Согласующие подписи проставляются на оборотной стороне последнего листа документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (п.3.24), виза согласования состоит из подписи сотрудника, расшифровки подписи и даты.

Итак, должностную инструкцию должны согласовать те подразделения, которые каким-либо образом связаны с исполнением документа. И речь идет не только об отделе кадров или юридическом отделе. Согласовать инструкцию должен также руководитель соответствующего структурного подразделения. Однако если разработчик подписал инструкцию, необходимость в его согласовании отпадает. Точно так же недопустимо подписывать и утверждать должностную инструкцию одним и тем же лицом. Совершение двух юридически значимых действий в рамках одного документа недопустимо. Поэтому подписывает тот, кто разработал, а утверждает – руководитель.

Согласование со стороны юридического отдела имеет большое значение. Несмотря на то, что юрист может не знать о трудовом процессе конкретного сотрудника, проверять он будет совсем другое – соответствие документа законодательству, локальным нормативным актам, трудовому договору с работником и требованиям охраны труда.

Руководитель организации утверждает должностную инструкцию в последнюю очередь. Документ обязательно содержит гриф: «Утверждаю». Именно там и ставит свою подпись руководитель, либо лицо, им уполномоченное на совершение таких действий.

Поскольку срок действия должностной инструкции не ограничен, она действует с момента утверждения до замены ее новой должностной инструкцией.

У руководителя организации также должна быть должностная инструкция, по понятным причинам не он должен ее утверждать. Эта функция делегируется собственнику компании.

В некоторых случаях должностную инструкцию может утверждать не руководитель предприятия, а начальник структурного подразделения. Но такие полномочия должны быть прописаны в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Издание должностных инструкций не должно происходить хаотично. У работодателя должен быть журнал, который бы содержал информацию о разработке должностной инструкции, дате утверждения, внесении изменений и прочие пометки. Этот журнал сможет помочь в случае возникновения споров и коллизий по вопросам издания и изменения должностных инструкций. Ведение журналов учета – непременное правило документооборота в организации.

Поскольку должностная инструкция может быть отнесена к разряду управленческих документов, по срокам хранения можно руководствоваться «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г., согласно которому типовые должностные инструкции следует хранить:

  • постоянно по месту их разработки;
  • в течение трех лет с момента замены новыми;
  • индивидуальные – в течение 75 лет в составе личных дел работников.

Какие особенности следует учитывать при разработке должностных инструкций

По правилам следует разрабатывать должностные инструкции на все должности, предусмотренные в штатном расписании. Документ составляется не на конкретного человека, а на любое лицо, которое должно выполнять те или иные обязанности. То есть при замещении одного сотрудника другим изменять должностную инструкцию нет необходимости, поскольку функции, права и обязанности остаются все теми же.

Как мы уже упоминали, чаще всего подготовкой занимается служба по персоналу. Иногда она делегирует часть своей работы другим отделам, но руководит процессом именно отдел кадров. В более крупных организациях существуют целые подразделения анализа бизнес-процессов, именно им следует поручить разработку должностных инструкций, поскольку эти специалисты владеют всей необходимой информацией. В их задачу входит правильное распределение трудовых обязанностей на сотрудников во избежание дублирования функций либо их невыполнения.

Необходимо следить за правильным наименованием должностей. Это можно сделать, работая с профстандартами и квалификационными справочниками. И особенно это важно для тех должностей, на которых предстоит трудиться во вредных и опасных условиях.

Разработка должностной инструкции в соответствии с профстандартом

С 1 июля 2016 года в трудовом законодательстве появились некоторые изменения. Так, в силу вступили статьи 195.2 и 195.3 Трудового кодекса РФ. Они касаются применения профессиональных стандартов. При разработке должностных инструкций теперь придется в обязательном порядке проверять, насколько сотрудники им соответствуют.

Есть профессиональные стандарты на 814 профессий. Но применять их обязательно не во всех случаях. Рассмотрим примеры, когда применять профстандарты просто необходимо:

  • если в организации имеется участие государственного сектора (медицинские учреждения, публичные акционерные общества, образовательные учреждения и другие);
  • если в организации предусмотрены должности, дающие право на досрочную пенсию по старости (сфера образования, спорта, искусства, а также специалисты с вредными и опасными условиями труда – трактористы, машинисты, иные работники сельского хозяйства, шахтеры и многие другие).

Уже на стадии приема сотрудника на работу нужно учитывать требования профстандартов, их же следует использовать и при разработке должностных инструкций. Обязательно проверяйте квалификацию специалистов. В некоторых случаях существует необходимость направить работника на внешнее обучение.

Если на организацию не распространяются требования о пересмотре профстандартов, то изменений в этом плане можно не производить.

Разработка должностных инструкций: правила, этапы, особенности

По закону за неприменение профстандартов в тех компаниях, где они являются обязательными, полагается штраф. Его возлагают и на саму фирму, и на ее руководителя как на виновное должностное лицо. Штраф для руководителя установлен ч.3 ст.5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ в размере 10-20 тысяч рублей, а на организацию – 50-100 тысяч рублей.

Каков порядок внесения изменений в должностные инструкции

Если инструкцию своевременно не обновлять с течением времени, не делать актуальной, то такой локальный акт превратится в ненужную бумагуе. Важно, чтобы должностная инструкция отражала все структурные и организационные изменения в компании и соответствовала текущим управленческим задачам.

Часто менять должностные инструкции не следует. Излишнее усердие здесь тоже ни к чему. Как правило, внесение изменений требуется в случаях:

  • при возложении дополнительных обязанностей;
  • при реорганизации юридического лица;
  • при внесении изменений в структуру предприятия и изменении штатного расписания;
  • при внесении изменений во все локальные документы в связи со сменой наименования организации или ее структурного подразделения;
  • при изменении фамилии, имени, отчества работника, если инструкция персональная и др.

Как ни странно, последний вариант тоже встречается. На некоторых сотрудников составляются индивидуальные должностные инструкции. Но этот подход используется редко, скорее, как исключение. При замене одного работника другим возникают сложности, если в должностной инструкции фигурирует другая фамилия или инициалы. Документ приходится переделывать.

В зависимости от того, когда в должностные инструкции вносятся изменения (до или после приема специалиста в штат), различается и порядок внесения изменений. До приема работника изменения вносятся в упрощенном порядке, то есть согласие сотрудника оформлять не требуется. Достаточно приказа руководителя о внесении изменений.

Если человек работает в соответствующей должности, а руководство решает внести изменения в его должностную инструкцию, то такие изменения могут специалисту совсем не понравиться. Потому что они связаны с изменениями в трудовом договоре.

Условия трудового договора могут быть обязательными и факультативными. И если без первых он не может быть заключен, то факультативные условия являются дополнением, и они вводятся по взаимному соглашению сторон.

Часть 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ устанавливает перечень обязательных условий трудового договора:

  • какие функции выполняет сотрудник (указывается должность согласно штатному расписанию, профессия, специальность с указанием квалификации);
  • где именно будет трудиться работник (при наличии филиалов и представительств у организации, обособленных подразделений, которые расположены в другой местности);
  • с какого момента специалист приступает к обязанностям (дата начала работы, срок действия договора – если он является срочным. В данном случае требуется указать причину невозможности заключения бессрочного договора);
  • из чего состоит зарплата сотрудника (размер оклада или тарифной ставки, а также поощрительные выплаты, доплаты, надбавки);
  • какой для работника устанавливается режим рабочего времени и времени отдыха (если он не отличается от общего режима, принятого у данного нанимателя, вписывать его в трудовой договор необязательно);
  • предусмотрена ли компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и опасных условиях;
  • есть ли особенности в характере работы (разъездной характер, ненормированный рабочий день);
  • существует ли социальный пакет в данной организации;
  • и прочие условия, предусмотренные законом.

Важная новость для подписчиков!

Дополнительные условия включаются в трудовой договор только в том случае, если они в целом не делают положение работника хуже, чем это предусмотрено законодательством, коллективным договором либо внутренними нормативными актами. Частью 3 статьи 57 Трудового кодекса РФ предусмотрены следующие дополнительные условия:

  • установление испытательного срока;
  • указание структурного подразделения или конкретного рабочего места;
  • указание на обязательство сохранять коммерческую тайну (или государственную);
  • установление обязанности сотрудника отработать определенный срок у данного работодателя после окончания обучения (в случае оплаты обучения работодателем);
  • установление дополнительных видов страхования;
  • установление условий, улучшающих социально-бытовые факторы проживания работника и членов его семьи;
  • конкретизация условий работы, связанных с особенностями трудового процесса у данного работодателя.

Перечень может быть расширен.

Если должностная инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, то внесение изменений в нее происходит по той же процедуре, что и изменение трудового договора. А эта процедура отсылает нас к статье 72 Трудового кодекса РФ, которая гласит, что договорные условия между сторонами могут меняться только по взаимному согласию, за исключением случаев, специально предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

Следовательно, при внесении изменений в должностную инструкцию потребуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое обязательно нужно оформить в письменном виде в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон.

Обратите внимание! Недопустимо заменять один вариант должностной инструкции другим (заменять листы). Такая практика обесценивает значение документа. Важно оформлять все в порядке официальных документов, провозглашающих внесение изменений, при этом документ с первоначальной редакцией обязательно сохраняется.

При переводе сотрудника на другой вид работы условия трудового договора также меняются. Статья 72.1. Трудового кодекса РФ называет переводом постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором занят работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Перевод также допускается только при наличии письменного согласия специалиста. Но есть ситуации, когда перевод становится не правом, а обязанностью работника (части 2 и 3 статьи 72.2 Трудового кодекса РФ). Это ситуации, вызванные авариями, катастрофами природного или техногенного характера, несчастными случаями на производстве и стихийными бедствиями. То есть речь идет об исключительных случаях, представляющих большую опасность для жизни людей. В таких ситуациях согласие работника на перевод не требуется. В то же время этот принудительный перевод возможен только на срок до одного месяца.

Подпишитесь и получите свежий номер журнала "Коммерческий директор", в котором:
    Подписаться со скидкой 45%>>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      
      Зарегистрируйтесь на сайте и документ Ваш! Это бесплатно и займет всего минуту!

      Вы сможете бесплатно скачать документ, а также получите доступ к сервисам на сайте для зарегистрированных пользователей:

      • методики, проверенные на практике
      • правовая база
      • полезные подборки статей
      • участие и просмотр вебинаров

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.